Jak předat doklady účetní online
Jak předat doklady účetní online
Každý podnikatel to zná. Během roku přibývají účtenky, faktury, bankovní výpisy a další dokumenty. Když se blíží termín pro účetní, nastává hledání ve složkách, e-mailech nebo dokonce v krabici od bot.
Přitom existuje mnohem jednodušší způsob.
"Hned jak natankuju, účtenku od nafty si zaarchivuju, než mi v autě vybledne."
Karel, tesař
"Mám pod palcem všechny výdaje firemní akce a už se nemusím se bát, že mi zapomenuté výdaje neproplatí".
Petra, marketingové oddělení
"Přesně vím, co kolik při stavbě domu stálo. Vše si jednoduše vyhledám pro případné reklamace".
Milan, právník
Jaké doklady účetní potřebuje?
Nejčastěji:
- přijaté faktury
- vydané faktury
- účtenky za nákupy
- bankovní výpisy
- doklady k majetku
- smlouvy a další účetní podklady
Čím lépe jsou doklady uspořádané, tím méně času účetní stráví jejich zpracováním.
Nejčastější chyby
- posílání dokladů po částech během roku
- několik verzí stejného dokumentu
- fotografie účtenek přes WhatsApp
- chybějící datum nebo částka
- nečitelně vyfocené doklady
Každý doklad si v DocAi můžete oštítkovat a obarvit dle své libosti pro lepší přehlednost. Pohonné hmoty si rozdělte podle RZ vozidla. Načtená účetní data odpovídají údajům uvedeným na účtence nebo v případě opravy chyby uživatelem se chybu naučí pro příště vnímat jako nové pravidlo. Kromě základních účetních údajů jako je dodavatel, DUZP, datum pořízení, částky bez DPH, DPH, její sazby a částky celkem, také IČ společnosti, uvedená adresa, způsob úhrady a další údaje. Doklady v jiných měnách se přepočítávají do CZK kurzem platným dle ČNB v den uvedeným na účtence jako datum zúčtování. V případě, že byl doklad pořízen o víkendu, kdy se sazebníky kurzů nevydávají, je kurz brán poslední předchozí den vydaného kurzu ČNB.
Jak si předávání dokladů zjednodušit
Ideální je mít všechny dokumenty na jednom místě. Po vyfocení nebo nahrání se doklad zařadí a účetní k němu má okamžitý přístup.
Takový postup šetří čas podnikateli i účetní kanceláři.